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Software Gestión de Proyectos

Las mejores herramientas para gestionar tus proyectos

5mar.21

Orlando

A diario nos llega información de todo tipo, y más dentro del mundo de las nuevas tecnologías, que siempre aparecen nuevos programas que te facilitan la realización de un determinado número de tareas, pero siempre que afrontas nuevos proyectos, al final acabas deseando haberlo comenzado de otra forma. Esta otra forma es lo que podemos denominar la "gestión de un proyecto". Es decir, si has gestionado el proyecto de principio a fin de forma correcta, el éxito lo tienes en gran parte asegurado, pero si se te ha ido de las manos el control del mismo, al final acabas deseando haberlo comenzado de otra manera.

 

En este artículo vamos a intentar darte una serie de recomendaciones, así como características que debe cumplir un buen software de gestión de proyectos, y también algunos softwares que existen en el mercado, y que te pueden facilitar las tareas.

 

Características que debe tener un buen software para gestionar los proyectos con éxito

 

Todo proyecto necesita una serie de premisas o características que cumplir para poder tener un recorrido óptimo dentro de los objetivos de cualquier empresa. Es decir, hemos de poder tener a priori todos los parámetros que entrarán a formar parte del proyecto, para marcar el recorrido tanto en cuanto a tiempo, recursos, funciones o costes.

 

Por tanto, como características para la gestión de proyectos podríamos fijar las siguientes:

 

  • 1. Temporización.
  • 2. Tareas.
  • 3. Recursos.
  • 4. Estadísticas.
  • 4. Costes.
  • 4. Seguimiento.

 

1. Temporización

 

La temporización de las tareas es lo que hará que el proyecto discurra por el camino más adecuado para conseguir los objetivos de la forma más precisa posible. Gracias a la planificación es como se puede llevar un seguimiento ideal, y así poder tomar medidas de forma rápida en el momento en que haya cualquier tipo de desviación, o bien provocada por incidencias no contempladas, o bien por alguna variación de los objetivos marcados a priori.

 

Para tener una buena planificación es necesario que se distribuyan las tareas a lo largo del tiempo y que se puedan visualizar en el calendario, para poder ver las diferentes fases en las que se haya fraccionado el proyecto. Cuantas más fases haya y con un número reducido de tareas, mejor se podrá conseguir finalizar con éxito. Es decir, el dicho de "Divide y Vencerás" aquí es donde tiene más sentido.

 

2. Tareas

 

Las tareas son el núcleo "atómico" de cada proyecto, es decir, es el elemento básico que hará que si se ha estimado bien, tanto por las funcionalidades, como por la independencia con otras tareas, mejor resultará para incluirlo en una planificación y que no necesite ninguna otra para pasar a finalizada. Es en este punto de definir las tareas donde cada gestor de proyectos es donde tiene que esforzarse para hacer la mejor división de funcionalidades.

 

Por eso es muy importante en este punto fijar tareas y fases que luego puestas dentro de la temporización hagan que sea mucho más fácil poder realizar lo que se denominan "sprints" o fases en que se acelera el desarrollo para poder cumplir un hito puntual dentro de la planificación general. Es decir, tenemos que fijar hitos en espacios breves de tiempo, y que contengan tareas lo más reducidas posibles, para que el desvío sea el menor posible.

 

3. Recursos

 

En este punto incluiremos los recursos que serán necesarios para llevar a cabo toda la realización de las tareas, es decir, tanto personas, como herramientas para el desarrollo y la comunicación entre personas. Es necesario establecer unos canales de comunicación, entre cada componente del equipo o equipos que formen parte del proyecto, que sean ágiles y fáciles de manejar por todos.

 

También hay que establecer canales con los elementos externos que entren a participar del proyecto, ya sean proveedores, como colaboradores. Todos deben seguir las mismas dinámicas de trabajo y comunicación. Para eso los jefes de proyecto son las piezas fundamentales que deberán coordinar todo de la mejor manera posible.

 

4. Estadísticas

 

Poder ver la evolución del proyecto es lo que dará la información suficiente para llevar el seguimiento del mismo de una forma rápida y concisa. Es decir, ver tiempos de dedicación, tareas y desviaciones, hará que se puedan tomar decisiones para otras fases del proyecto, o para otros proyectos. Estos es, tendremos una base de datos de información relevante para prever situaciones no contempladas, y ver como han podido afectar al desarrollo del mismo.

 

Con las estadísticas también veremos si los costes del proyecto se han acabado equilibrando con los presupuestos estimados. Por tanto es primordial poder disponer de dicha información de manera visual.

 

5. Costes

 

Esta característica es la que va directamente ligada a las estimaciones en tiempo de las tareas, es decir, que cada tarea llevará un tiempo de desarrollo, que a la vez implica un coste por hora, y esto hará que se fije un coste a las diferentes fases del proyecto.

 

Dentro de los costes también se han de incluir todos las herramientas, tanto de desarrollo, como de logística, que entrarán dentro del proyecto. Ya sean herramientas de software, como salas de reuniones a reservar, como todo tipo de recursos logísticos que entren en juego para el desarrollo del mismo.

 

6. Seguimiento

 

En la parte de seguimiento es donde se utilizan las estadísticas como referencia para poder hacer los ajustes de las siguientes fases del proyecto. Si ha habido desviaciones, es en este punto donde se corrigen y se redistribuyen en las siguientes fases.

 

Gracias el seguimiento continuo se pueden hacer facturaciones de proyecto de forma escalonada, es decir, se pueden ir entregando y facturando trozos del proyecto general, sin necesidad de tener que esperar al final, y sin necesidad de acabar todo el proyecto.

 

Las mejores herramientas de software para la gestión de proyectos

 

Desde siempre la gestión de tareas ha sido una de las piedras angulares del desarrollo de múltiples softwares que han intentado cubrir el mayor número de requisitos. Han surgido muchos de ellos con interfaces visuales que han ayudado bastante a hacer una gestión más cómoda y simplificada. Pero lo más importante es que puedan cubrir las 6 características que hemos citado con anterioridad.

 

Es por eso que presentamos estas herramientas que algunas se caracterizan más por las funcionalidades que cubren y otras se caracterizan más por lo visual que resulta la gestión de tareas.

 

Dentro de esta selección hemos escogido las siguientes aplicaciones:

 

  • 1. Trello -> Es una herramienta de gestión de proyectos que te permite de una forma muy visual tener todas las tareas ubicadas según tus intereses para cada proyectos, es decir, puedes configurar lo que se denominan tableros, con las estructuras que más se adecúen a tu forma de trabajar, funciona con tarjetas y en ellas puedes añadir la información de una tarea concreta, poner su estimación en tiempo, fechas de realización, y una gran cantidad de campos adicionales que añadan más información a la tarea.
  • 2. Asana -> Es una herramienta para gestionar las tareas de los proyectos fijando fechas de inicio y fin, así como poder llevar una coordinación entre las personas que forman parte del proyecto. La visualización de los proyectos no es tan sencilla como la de Trello, pero las funcionalidades y cantidad de información que incluye, sin duda supera al anterior.
  • 3. Slack -> Es una herramienta mas cercana a la mensajería compuesta por diferentes canales, en donde los componentes del proyecto pueden ir ubicando las diferentes tareas por departamentos o funcionalidades que conforman el mismo. No es tan visual como las anterior, pero si que aporta un nivel de seguridad y separación de grupos que ayuda mucho a la gestión del proyecto.
  • 4. Jira -> Es una herramienta que tiene muchas funcionalidades de forma libre, pero algunas otras que son de pago le dan un complemento muy amplio para poder llevar el control de tareas de los proyectos, así como poder tener una gestión de todas las implementaciones que se hayan realizado de esos proyectos, es decir, para poder llevar el seguimiento incidental del software después del arranque.
  • 5. Wrike -> Es una herramienta dotada de paneles para poder llevar el control de los procesos de trabajo del personal que está dentro de cada proyecto. Además tiene automatizaciones que le dan una versatilidad para cubrir muchas de las funciones de optimización de procesos.
  • 6. Basecamp 3 -> Es una herramienta que potencia el trabajo colaborativos y de forma muy visual, es decir, todos los componentes del equipo trabajan sobre un tablero para poder tener las tareas compartidas y visualizadas al momento por el resto de componentes del equipo. Es sin duda la herramienta que más hace que se abra tu mente de forma conceptual para trabajar sobre un tablero diáfano en donde ver todas las tareas de golpe.

 

¿Qué te puede ofrecer un software a medida para gestionar tus proyectos?

 

Con un software a medida puedes conseguir que todas las funcionalidades principales que debe tener un gestor de proyectos, y que hemos explicado en apartados anteriores, estén incluidas de forma básica y posteriormente se le puede ir dando la forma visual que más se adapte a las necesidades de cualquier tipo de empresa, o bien para hacer que concuerde con el resto de software de dicha empresa, o bien para que tengan un aspecto más corporativo. Lo más importante del software a medida es que cubra el máximo número de características.

 

Desde Plugcore estamos trabajando para poder complementar una herramienta de gestión de proyectos que pueda cubrir todas esas características básicas y ya estamos trabajando con ella en nuestra gestión diaria. Si quieres saber más contáctanos en nuestro formulario.

 

Conclusiones y recomendaciones

 

De todas las herramientas que hemos mencionado cada una tiene una serie de componentes que la hacen atractiva, pero la decisión final la debes tener tu y las necesidades que tengas para tu empresa y en la posición histórica en que se encuentre. Es muy importante tener todas las funcionalidades contempladas y a partir de ahí que es lo más necesario para el punto en el que se encuentra tu empresa.

 

Si tu empresa está empezando una buena opción es trabajar con Trello porque a nivel visual y con las funciones gratuitas que tiene puedes hacer configuraciones de proyecto bastante completas, y más adelante ya puedes decidir si te interesa pasar a opciones de pago.

 

Si en tu negocio ya tenéis bastante avanzado el recorrido de proyectos, 2 buenas herramientas son Asana y sobretodo Jira que con sus funcionalidades de gestión facilitan el tener tareas en el tablero denominado Kanban para controlar toda la secuencia desde que se inicia el desarrollo hasta que se finaliza.

 

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